14 Ordnerstruktur individualisieren
Eine effektive Methode zur Verwaltung Ihrer Ordnerstruktur besteht darin, einen Standardordner zu verwenden, in dem neu mit Ihnen geteilte Dateien abgelegt werden. So können Sie die freigegebenen Dateien anschließend nach Ihren Bedürfnissen in die passende Ordnerstruktur einordnen.
14.1 Standardordner für neue freigegebene Dateien einrichten
Erstellen Sie zunächst einen neuen Ordner, in dem künftig freigegebene Dateien abgelegt werden sollen (einschließlich der Dateien, die für alle freigegeben werden). Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche + Neu, wählen Sie Neuer Ordner, geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie auf Erstellen.
Öffnen Sie nun das Benutzermenü oben rechts und wählen Sie Einstellungen.
Ein neues Fenster öffnet sich. Wählen Sie links den Menüpunkt Teilen. Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
Freigaben von anderen Konten und Gruppen standardmäßig annehmen (1): Dokumente und Ordner, für die Sie eine Freigabe erhalten, werden automatisch in Dateien angezeigt. Ist der Haken nicht gesetzt, werden Ihnen neue Freigaben, bis sie angenommen oder abgelehnt werden in den Benachrichtigungen angezeigt (siehe Abbildung “Freigaben bestätigen in den Benachrichtigungen”).
Standardordner für akzeptierte Freigaben wählen (2): Wenn Sie hier einen Ordner angeben, werden alle Dateien und Ordner, für die Sie eine Freigabe erhalten, darin abgelegt. Sollten Sie den Haken bei Freigaben von anderen Konten und Gruppen standardmäßig annehmen gesetzt haben aber keinen Ordner zur Ablage dieser definiert haben, wird für Sie der Ordner “Shared_with_me” vom System angelegt. Um einen Standardordner festzulegen, klicken Sie in das Feld Standardordner für akzeptierte Freigaben wählen (2).
Wählen Sie im Dialogfenster den Ordner aus, den Sie zuvor angelegt haben. Klicken Sie auf [Ordnername] auswählen. Ab sofort werden alle neuen Freigaben, die Sie erhalten, in diesem Ordner für Sie abgelegt.
Wenn Sie keinen Haken bei Freigaben von anderen Konten und Gruppen standardmäßig annehmen gesetzt haben, und neue Freigaben erhalten, werden diese im Ordner “Ausstehende Freigaben” abgelegt, in den Benachrichtigungen angezeigt und Sie werden per E-Mail informiert. Die neuen Freigaben verbleiben in den Benachrichtigungen/dem Ordner “Ausstehende Freigaben” bis Sie diese angenommen oder abgelehnt haben.
14.2 Ordner und Dateien umsortieren
Sollten bereits Ordner oder Dateien im Dateien-Modul existieren, die Sie gerne anders sortieren möchten, können Sie folgendermaßen vorgehen:
- Öffnen Sie die Dateiübersicht.
- Erstellen Sie zunächst einen Ordner, in den Sie die anderen Ordner und Dateien verschieben wollen.
- Sie können in jedem Ordner Unterordner anlegen, um eine komplexere Struktur zu schaffen.
- Markieren Sie die entsprechenden Ordner oder Dateien (3), die Sie umsortieren wollen.
- Klicken Sie auf die Schaltläche Verschieben oder kopieren (4) oberhalb der Dateiliste.
Hinweis: Je nach Bildschirmauflösung und Fenstergröße kann die Schaltfläche Verschieben oder kopieren unter Umständen ausgeblendet sein. Verwenden Sie in diesem Fall das Drei-Punkte-Menü (oder Aktionen(5)) und wählen Sie hier Verschieben oder kopieren (6).
Navigieren Sie im Dialogfenster zu dem Zielordner, in den Sie die ausgewählten Ordner oder Dateien verschieben oder kopieren wollen. Klicken Sie dann auf Nach [Ordnername] verschieben bzw. Nach [Ordnername] kopieren.
