13 Ordner- und Dateiverwaltung
Um Ihre Ordner und Dateien zu verwalten und schneller aufzufinden, stehen Ihnen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung. Sie können Ordner und Dateien als Favoriten markieren, mithilfe von Schlagwörtern organisieren oder kommentieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit alle Änderungen an Dateien nachverfolgen und frühere Versionen wiederherstellen. Selbstverständlich können Sie Ordner und Dateien auch jederzeit verschieben, kopieren oder löschen.
13.1 Schaltflächen für Verwaltungsfunktionen
Wenn Sie Dateien und Ordner ausgewählt haben (1), werden oberhalb der Dateiliste einige Schaltflächen für Verwaltungsfunktionen eingeblendet (2). Im Gegensatz zum Kontextmenü (siehe unten) bieten diese Schaltflächen den Vorteil, dass Sie mehrere Ordner und Dateien auf einmal verwalten können. Setzen Sie zum Auswählen von Dateien und Ordnern einen Haken in der jeweiligen Zeile (1). Folgende Funktionen sind über diesen Weg zugänglich:
- Zu den Favoriten hinzufügen bzw. Von Favoriten entfernen: siehe 13.4
- Verschieben oder kopieren: siehe > Kapitel 15
- Herunterladen: siehe > Kapitel 11
- Datei bzw. Ordner löschen: siehe > Kapitel 16
Je nach Fenstergröße und Bildschirmauflösung sind möglicherweise nicht alle vier Funktionen sofort sichtbar. Verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü neben den Schaltflächen, um die restlichen Funktionen einzublenden.
13.2 Kontextmenü
Das Kontextmenü bietet Zugriff auf weitere Verwaltungsfunktionen. Einige Funktionen überschneiden sich mit den Schaltflächen oberhalb der Dateiliste.
- Öffnen Sie das Kontextmenü durch klicken mit der linken Maustaste auf das Drei-Punkte-Menü rechts in der zugehörigen Listenzeile (1), oder
- mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner (2/Symbol oder Datei-/Ordnername).
Das Kontextmenü bietet folgende Funktionen:
- Zu den Favoriten hinzufügen/Von Favoriten entfernen
- Details öffnen: Öffnen Sie die Seitenleiste, die weitere Funktionen bietet. Näheres dazu siehe unten.
- Mit Nextcloud Office bearbeiten
- Umbenennen: Vergeben Sie einen neuen Namen für die Datei bzw. den Ordner ein.
- Verschieben oder kopieren: siehe > Kapitel 15
- Erinnerung erstellen: siehe > Kapitel 21
- Lokal bearbeiten
- Herunterladen: siehe > Kapitel 11
- Datei bzw. Ordner löschen: siehe > Kaptiel 16
Hinweis: Die Funktionen im Kontextmenü beeinflussen immer nur die gewählte Datei bzw. den gewählten Ordner. Wenn Sie mehrere Inhalte auf einmal verwalten möchten, wählen Sie diese zunächst durch setzen eines Hakens in der entsprechenden Zeile aus und verwenden Sie dann die Schaltflächen über der Dateiliste, wie oben beschrieben.
13.3 Seitenleiste (Details)
Die Seitenleiste bietet zusätzliche Funktionen für einzelne Dateien und Ordner. Um diese abzurufen, öffnen Sie zunächst wie oben beschreiben das Kontextmenü. Wählen Sie dann den Menüpunkt Details öffnen.
Daraufhin öffnet sich auf der rechten Seite die Seitenleiste mit den Reitern Aktivität und Teilen, handelt es sich um eine Datei, gibt es auch den Reiter Versionen.
Ganz oben ist der Ordner/Dateiname angegeben, daneben stehen ein Drei-Punkte-Menü und eine Schließen-Schaltfläche (X-Symbol) zur Verfügung.
Im Drei-Punkte-Menü können Sie die den Ordner/die Datei Zu den Favoriten hinzufügen und Schlagworte vergeben.
13.4 Zu den Favoriten hinzufügen
Um mehrere Ordner/Dateien hinzuzufügen, wählen Sie diese zunächst aus, indem Sie einen Haken bei den entsprechenden Listeneinträgen setzen (1). Daraufhin erscheinen oberhalb der Liste einige Schaltflächen. Klicken Sie auf Zu den Favoriten hinzufügen (2/Sternsymbol).
Alternativ können Sie auch eine(n) Datei/Ordner über das Drei-Punkte-Menü/Kontextmenü oder die Seitenleiste zu Ihren Favoriten hinzufügen.
Favorisierte Ordner und Dateien erscheinen in der Auflistung aller Ordner und Dateien an oberster Stelle und sind mit einem gelben Stern versehen (1). Um nur Ihre Favoriten anzuzeigen, wählen Sie die Filteroption Favoriten aus dem Navigationsmenü auf der linken Seite aus (2).
13.6 Aktivität
Hier finden Sie eine Auflistung aller Aktivitäten, die im Zusammenhang mit der ausgewählten Datei stattgefunden haben (z. B. wenn eine Datei erstellt, bearbeitet oder zu den Favoriten hinzugefügt wurde). Die Aktivitäten werden mit Zeit- und Personenangabe in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgelistet, das heißt die neuesten Aktivitäten tauchen immer ganz oben in der Liste auf. Sie können in diesem Abschnitt auch Kommentare veröffentlichen, beispielsweise um Ihre letzten Änderungen an der Datei einzuordnen. Klicken Sie dazu in das Feld Neuer Kommentar, geben Sie den gewünschten Text ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder durch klicken auf den Pfeil.
13.7 Teilen
Die Funktionen des Reiters “Teilen” sind im > Kapitel 10 genauer erklärt.
13.8 Versionen
Wenn Sie die Seitenleiste einer Datei öffnen, gibt es zusätzlich den Reiter Versionen. Hier können Sie alle bisher gespeicherten Versionen einer Datei eingesehen und abgerufen. Die aktuellste Version befindet sich immer ganz oben in der Liste, die initiale (d. h. die erste gespeicherte) Version ganz unten. Alle Versionen können per Mausklick geöffnet werden.
Über das Drei-Punkte-Menü rechts bei jeder Version stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:
- Versionsnamen bearbeiten
- Mit aktueller Version vergleichen
- Version wiederherstellen (Nicht möglich bei aktuellster Version)
- Version herunterladen
- Version löschen (Nicht möglich bei aktuellster Version)
