79  Protokoll für eine Gruppe erstellen

79.1 Überblick

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Agora-Kollaborationsplattform für ein Protokoll einer Gruppe nutzen können. Stellen Sie sich vor, Sie sind Teil einer Arbeitsgemeinschaft von Hygienekontrolleuren, welche sich regelmäßig treffen. Für diese Treffen wollen Sie ein Protokoll erstellen, gemeinsam bearbeiten und teilen.

79.2 ✅ Schritt 1: Team für Hygienekontrolleure erstellen

  1. Loggen Sie sich in Agora ein und gehen zu Kontakte
  2. Wählen Sie das Plus neben Teams (oben rechts)
  3. Titel/Beschreibung eingeben: “Hygienekontrolleure GA München Nord” und “Arbeitsgemeinschaft für Hygienekontrolleure zur Koordination von Kontrolltätigkeiten, Erfahrungsaustausch und Protokollierung von Besprechungen im Zuständigkeitsbereich München Nord”
  4. Einstellungen festlegen
  5. Teammitglieder hinzufügen

Dies können Sie genauer nachlesen im > Agora-Handbuch - Kapitel 40

79.3 ✅ Schritt 2: Protokoll-Dokument erstellen

  1. Navigieren Sie zum Bereich “Dateien”
  2. Klicken Sie auf das “+” Symbol
  3. Wählen Sie “Neues Dokument”
  4. Dokumenttyp wählen: Wählen Sie in Text-Dokument
  5. Dateiname vergeben: Protokoll_Hygienekontrolleure_[Datum]_[Thema]

Weitere Details zur Dateierstellung finden Sie im > Agora-Handbuch - Kapitel 8

79.3.1 Protokoll-Vorlage

Beispiel-Struktur für das Protokoll:

# PROTOKOLL - Besprechung Hygienekontrolleure

## Besprechungsdetails
**Datum:** [TT.MM.JJJJ]
**Uhrzeit:** [Von - Bis]
**Ort/Platform:** [Präsenz/Agora/Videokonferenz]
**Protokollführer:** [Name]
**Teilnehmer:**
- [Name 1] - [Funktion/Bereich]
- [Name 2] - [Funktion/Bereich]
- [Name 3] - [Funktion/Bereich]

**Entschuldigt:**
- [Name] - [Grund]

---

## Tagesordnung
1. Begrüßung
2. Genehmigung des letzten Protokolls
3. Besprechung der Befunde zu Polio im Abwasser
4. Neue Verordnungen und rechtliche Änderungen
5. Besprechung Salmonellen Ausbruch
6. Fortbildungen und Schulungen
7. Verschiedenes
8. Nächster Termin

---

## Protokollpunkte

### TOP 1: Begrüßung und Anwesenheit
- **Beschluss:** [Anwesenheit festgestellt]
- **Anmerkungen:** [Besondere Punkte]

### TOP 2: Genehmigung letztes Protokoll
- **Beschluss:** Protokoll vom [Datum] wurde genehmigt/mit Änderungen genehmigt
- **Änderungen:** [Falls vorhanden]

### TOP 3: Aktuelle Kontrollergebnisse
**Berichterstattung:**
- **[Name]** berichtet über [Bereich/Objekt]:
  - Kontrolldatum: [TT.MM.JJJJ]
  - Objekt: [Name und Adresse]
  - Ergebnis: [Kurzbeschreibung]
  - Maßnahmen: [Was wurde veranlasst]
  - Status: [Offen/Erledigt/In Bearbeitung]

**Auffälligkeiten und Trends:**
- [Beobachtung 1]
- [Beobachtung 2]

### TOP 4: Rechtliche Neuerungen
- **Neue Verordnung:** [Name der Verordnung]
- **Gültig ab:** [Datum]
- **Auswirkungen:** [Beschreibung]
- **Handlungsbedarf:** [Was ist zu tun]

### TOP 5: Gemeinsam anstehende Kontrollen
**Geplante Kontrollen:**

| Kontrolleur | Objekt/Bereich | Geplanter Termin | Besonderheiten |
|-------------|----------------|------------------|----------------|
| [Name]      | [Objekt]       | [TT.MM.JJJJ]     | [Anmerkungen]  |
| [Name]      | [Objekt]       | [TT.MM.JJJJ]     | [Anmerkungen]  |

### TOP 6: Fortbildungen
- **Geplante Schulung:** [Thema]
- **Termin:** [Datum]
- **Anmeldung bis:** [Datum]
- **Teilnehmer:** [Wer nimmt teil]

### TOP 7: Verschiedenes
- [Punkt 1]
- [Punkt 2]

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## Aufgaben und Verantwortlichkeiten

| Aufgabe | Verantwortlich | Frist | Status |
|---------|----------------|-------|--------|
| [Aufgabe 1] | [Name] | [TT.MM.JJJJ] | ⏳ Offen |
| [Aufgabe 2] | [Name] | [TT.MM.JJJJ] | ✅ Erledigt |
| [Aufgabe 3] | [Name] | [TT.MM.JJJJ] | 🔄 In Bearbeitung |

---

## Nächste Besprechung
**Datum:** [TT.MM.JJJJ]
**Uhrzeit:** [Von - Bis]
**Vorläufige Tagesordnung:**
1. [TOP 1]
2. [TOP 2]
3. [TOP 3]

---

## Anlagen
- [Anlage 1: z.B. Checkliste]
- [Anlage 2: z.B. Rechtliche Dokumente]
- [Anlage 3: z.B. Statistiken]

---
**Protokoll erstellt am:** [TT.MM.JJJJ]
**Protokollführer:** [Name und Unterschrift]
**Genehmigt am:** [TT.MM.JJJJ]
**Teamleitung:** [Name und Unterschrift]

79.4 ✅ Schritt 3: Protokoll freigeben und teilen

  1. Rechtsklick auf das Protokoll-Dokument
  2. “Details” auswählen
  3. Auf “Teilen” klicken
  4. Teamnamen eingeben: “Hygienekontrolleure GA München Nord”
  5. Rechte vergeben:
    • Lesen: Alle Teammitglieder
    • Bearbeiten: Protokollführer + Sprecher
    • Kommentieren: Alle Teammitglieder

Weitere Informationen zum Teilen von Dateien finden Sie im > Agora-Handbuch - Kapitel 10

79.5 ✅ Schritt 4: Protokoll während der Besprechung führen

  1. Dokument öffnen: Navigieren Sie zu Ihrem erstellten Protokoll
  2. Live-Bearbeitung starten: Klicken Sie auf “Bearbeiten”
  3. Kollaborativ arbeiten: Mehrere Personen können gleichzeitig bearbeiten
  4. Änderungen verfolgen: Echtzeit-Updates sind für alle sichtbar (siehe > Kapitel 9)
  5. Automatische Speicherung: Agora speichert kontinuierlich

Informationen wie Sie eine Datei bearbeiten finden Sie im > Agora-Handbuch - Kapitel 9

79.6 ✅ Schritt 5: Nach der Besprechung

  1. Korrekturlesen: Rechtschreibung und Vollständigkeit prüfen
  2. Genehmigung einholen: Sprecher oder Sprecherin fragen
  3. Status ändern: Von “Entwurf” zu “Genehmigt”
  4. Aufgaben verfolgen: Abhaken
  5. Archivieren: In entsprechenden Ordner verschieben

Weitere Informationen zur Dateiverwaltung finden Sie im > Agora-Handbuch - Modul Dateien

79.6.1 Mögliche Ordnerstruktur

📁 Hygienekontrolleure
├── 📁 2025
│   ├── 📁 Q1_Protokolle
│   ├── 📁 Q2_Protokolle
│   └── 📁 Jahresplanung
├── 📁 Vorlagen
└── 📁 Referenzdokumente

Diese Anleitung wurde erstellt für das Agora-Handbuch des ÖGD. Stand: Juni 2025